Proteger os dados de quem acompanhas também é cuidado

Tu decides o que registas sobre as pessoas que acompanhas e para quê. Por isso, no RGPD, és a responsável pelo tratamento desses dados.

Uma ferramenta que guarda os dados por ti (a ÉBAN, uma app de agenda, um serviço na nuvem) é subcontratante: trata os dados por tua conta, segundo as tuas instruções, e tem de ter contigo um acordo escrito (artigo 28.º). Na ÉBAN, esse acordo faz parte dos Termos.

O que se fala numa sessão pode revelar a saúde, a vida familiar ou a situação social de alguém. Dados sobre saúde são uma categoria especial no RGPD (artigo 9.º) e exigem proteção reforçada.

A regra que mais protege é simples: regista só o que precisas para continuar o trabalho. Isto chama-se minimização (artigo 5.º).

Um código não torna a nota anónima. Usar «P01» em vez do nome (pseudonimização) reduz muito o risco, mas a nota continua a ser um dado pessoal, porque tu sabes quem é. Por isso, mesmo com códigos, menos é mais.

Um caderno perde-se. Um ficheiro no computador ou no telemóvel copia-se para a nuvem sem darmos por isso, muitas vezes fora da Europa, sem palavra-passe própria e sem registo de quem lhe acedeu. Onde quer que guardes as notas, confirma:

• O telemóvel e o computador têm bloqueio com código e estão atualizados.
• Sabes onde ficam as cópias na nuvem e se ficam na União Europeia.
• Só tu tens acesso: sem contas partilhadas nem palavras-passe repetidas.
• Há uma forma de recuperar os dados se perderes o equipamento.
• Sabes apagar tudo quando o acompanhamento termina e o prazo de conservação passa.

O artigo 30.º do RGPD pede um registo escrito das atividades de tratamento. A exceção para pequenas organizações não se aplica quando o tratamento é regular ou envolve dados de saúde, que é o caso de quem acompanha pessoas.

Numa ou duas páginas, o registo diz:

• que dados tratas e sobre quem;
• para quê (a finalidade) e com que fundamento legal;
• onde ficam e quem te ajuda a tratá-los (os teus subcontratantes, como a ÉBAN);
• por quanto tempo os guardas;
• que medidas de segurança usas.

A ÉBAN tem o seu. O modelo para preencheres o teu vem no ebook gratuito, no fim desta página.

As pessoas têm o direito de saber que registas informação sobre elas, para quê, onde fica e durante quanto tempo (artigo 13.º). Basta um texto curto, entregue no início do acompanhamento.

Também têm o direito de pedir acesso ao que registaste, corrigi-lo ou pedir que seja apagado. Na ÉBAN podes exportar ou apagar um acompanhamento quando precisares.

Perdeste o telemóvel com notas, enviaste um email à pessoa errada, alguém acedeu à tua conta: isto é uma violação de dados. Se houver risco para as pessoas, tens de avisar a CNPD em 72 horas (artigo 33.º) e, se o risco for elevado, as próprias pessoas (artigo 34.º).

Guarda sempre uma nota do que aconteceu e do que fizeste, mesmo quando não precisas de avisar.

• Códigos em vez de nomes, atribuídos automaticamente.
• Campos curtos que ajudam a registar só o essencial, e um aviso quando escreves um email ou telefone.
• Dados na União Europeia, cada conta só vê os seus acompanhamentos.
• Sem IA sobre as notas e sem venda de dados.
• Exportar e apagar quando precisares, e o acordo de subcontratação nos Termos.

Mais pormenores em Privacidade e Subcontratantes.